بر اساس برنامه ریزی انجام شده ، دو روز قبل از اجرای برنامه ، زمان حضور متقاضیان به آنها اطلاع رسانی شده و خبرنگاران ارجمند میتوانند در ارتباط مستقیم با مدیرکل و معاونین ، به طرح مسائل بیمه ای و مشکلات خود مبادرت نمایند .

شایان ذکر است دهها نفر به عنوان صاحب امتیاز و مدیرمسئول در زمره کارفرمایان و صدها نفر خبرنگار در قالب بیمه شدگان اصلی شاغل در این مجموعه ها و یا دارای بیمه پدیدآورندگان آثار و نویسندگان از طریق صندوق هنر اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی ، بیمه شده تامین اجتماعی گیلان هستند .